Print-Mailings und Pressepost online verfolgen

Die Sendungsverfolgung (Track&Match) zeigt dem Versender, wie viele Sendungen aktuell in der Sortierung sind und voraussichtlich am nächsten Tag in die Zustellung gehen. Über Infografiken und Downloads ist transparent sichtbar, wie der aktuelle Verarbeitungsstand ist und wann und wo (Postleitregionen) voraussichtlich die Zustellung erfolgt.

Zugelassen sind NUR automationsfähige Sendungen von DIALOGPOST, POSTWURFSPEZIAL, POSTVERTRIEBSSTÜCK und PRESSESENDUNG mit integriertem DataMatrix-Code.

Die Automationsfähigkeit von Brief- und Pressepostsendungen wird beeinflusst durch die Gestaltung der Aufschriftseite, die Maschinenfähigkeit sowie die Maschinenlesbarkeit. Weitere Informationen zur Automationsfähigkeit sind hier zu finden.

Die Nutzung der Sendungsverfolgung (Track&Match) hat folgende Voraussetzungen:

• Versand von DIALOGPOST, POSTWURFSPEZIAL, POSTVERTRIEBSSTÜCK oder PRESSESENDUNG und Buchung der Zusatzleistung TRACK&MATCH (Abschluss eines Rahmenvertrags erforderlich)
• Ankündigung der Sendung beim Auftragsmanagement (AM) der Deutschen Post AG und Übergabe eines sendungsbasierten Versandplans (wird bei Nutzung geeigneter Versandsoftware automatisch generiert und übertragen)
• Aufdruck eines DataMatrix-Codes zur eindeutigen Identifizierung der Sendung. Möglich ist dabei die Nutzung der DataMatrix-Codes der DV-Freimachung (DIALOGPOST, POSTWURFSPEZIAL) oder des Zusatzservices PREMIUMADRESS (alle Sendungsarten außer POSTWURFSPEZIAL).

Sie können die Sendungsverfolgung (Track&Match) ganz einfach über Ihre Versandsoftware zu Ihrer geplanten Einlieferung dazu buchen, vorausgesetzt Sie haben den Rahmenvertrag zur Nutzung des Services unterschrieben.

Um sich (nach T&M Vertragseingang) bei dem Online-Service zur Sendungsverfolgung einloggen zu können, benötigen Sie zunächst einen für Sie individuell generierten Einladungslink. Diesen erhalten Sie per E-Mail von unserem Kundenintegrationservice, Abt. Kundenintegration Post mit der Absendermailadresse it-csp@deutschepost.de. Der Link leitet Sie zum Onlineshop der Deutsche Post AG weiter, in dem Sie sich als Geschäftskunde registrieren. Dies ist wichtig, da nur Geschäftskunden die Sendungsverfolgung nutzen können. Haben Sie sich erfolgreich registriert, können Sie auf https://print-mailing.deutschepost.de/verfolgen/ die für Sie freigeschalteten Aufträge einsehen und alle weiteren Services von nutzen. Beachten Sie bei der Anmeldung, dass die hier beschriebene Reihenfolge der einzelnen Schritte eingehalten werden muss, um Fehlermeldungen im Anmeldeprozess zu vermeiden. Zudem ist der Einladungslink nur einmal verwendbar und nur 7 Tage gültig. Er muss nach Ablauf dieser Frist erneut von unserem Kundenintegrationservice, Abt. Kundenintegration Post versandt werden.

Wenn Sie sich direkt im Onlineshop der Deutsche Post AG registrieren, ohne vorher Ihren individualisierten Link verwendet zu haben, können wir keine Verbindung zwischen Ihrem Account zur Sendungsverfolgung (Track&Match) und der Registrierung im Shop herstellen. In diesem Fall erhalten Sie die Fehlermeldung "Zugriff verweigert". Sollte dies so sein, klicken Sie bitte erneut auf Ihren per E-Mail erhaltenen Einladungslink um sich mit Ihrem Postshop-Account anzumelden.

Zwingende Voraussetzung für die Sendungsverfolgung (Track&Match) ist die Kennzeichnung im Adressfeld Ihrer Sendungen mit dem DataMatrix-Code in der Ausführung mit 26x26 Bildpunkten (Mindestgröße 11x11 mm) bei DIALOGPOST oder POSTWURFSPEZIAL. Bei POSTVERTRIEBSSTÜCK oder PRESSESENDUNG verwenden Sie bitte den DataMatrix-Code in der Ausführung mit 52x52 Bildpunkten (Mindestgröße 22x22 mm).

Drei Möglichkeiten stehen dafür zur Verfügung:

• die Kombination mit der DV-Freimachung, die diesen Matrix-Code als Standard vorsieht (nur DIALOGPOST) oder
• die Koppelung mit der Zusatzleistung PREMIUMADRESS (auch hier ist der typische DataMatrix-Code verpflichtend) oder
• die Abbildung des DataMatrix-Codes nur für TRACK&MATCH (sogenannte „0-Stellung“ bei PREMIUMADRESS ohne P).

Die Sendungsverfolgung (Track&Match) bietet Ihnen prägnante Auswertungen in Form von Diagrammen und tabellarischen Downloads. Übersichtlich sehen Sie nach dem Einstieg in den Menüpunkt "Auswertung" eine Zusammenfassung in zwei Sichten mit den wichtigsten Kennzahlen für Ihren Versand, 1. für die gescannten Sendungen, 2. für die Sendungen in Zustellung:

• Welche Gebiete sind adressiert?
• Für welche Gebiete sind bereits Sendungen verarbeitet?
• An welchen Tagen wurden wie viele Sendungen verarbeitet?
• Wie viele Sendungen fehlen oder sind von Hand verteilt worden?

• Sendungen nicht maschinell bearbeitbar (z.B. auf Grund der Folierung, spiegelnder Oberfläche, …)
• Nicht-lesbarer oder fehlerhafter DataMatrix-Code
• Kurzfristige Stornierungen und Änderungen im Auftragsmanagement (AM) der Deutschen Post nach Ankündigung der Sendungen
• Handverteilung von Sendungsmengen aus technischen und betrieblichen Gründen, z.B. bei Starkverkehren Nicht zur Sendungsverfolung (Track&Match) gescannte Sendungen werden nicht verzögert und erreichen die Zustellstützpunkte der Deutschen Post zur Auslieferung im gleichen Zeitfenster.

Nicht via TRACK&MATCH gescannte Sendungen werden nicht verzögert und erreichen die Zustellstützpunkte der Deutschen Post zur Auslieferung im gleichen Zeitfenster.

Die Scan-Systeme von Auslieferung BRIEF, der Lesesysteme in unseren Nachsende- und Rücksendezentren sowie von PREMIUMADRESS sind mit der Sendungsverfolgung (Track&Match) synchronisiert. Die gleichbleibende Qualität der für die Kunden- und Abonnementverwaltung wichtigen Korrekturen ist gewährleistet.

Das System verarbeitet oder dokumentiert keine personengebundenen Daten. Im DataMatrix-Code gelesen werden

• die kaufmännische Auftragsnummer
• die laufende Sendungsnummer jeder Einzelsendung
• die Postleitzahl des Adressaten und die eindeutige Nummer der Versandeinheit (NVE) für jede eingelieferte Palette

Ja, das ist möglich. Aufträge können nach verschiedenen Kriterien, z.B. einzeln, titelbezogen, mehrfach, bis hin zu Monats- oder Jahresauswertungen ausgewertet werden.

Bei E+4-Sendungen ist eine recht valide Zustellprognose für den Folgetag von Montag bis Freitag bereits zwischen 16 und 17 Uhr möglich. Bei den Laufzeiten E+1 und E+2 vervollständigt sich die Zustellprognose im Laufe der Nacht. Um 6 Uhr morgens ist die tägliche Vorhersage abgeschlossen.

Wenn Ihr Produzent (Druckerei, Lettershop) die vorgesehenen Einlieferungstage (lt. AM-Anmeldung/Versandplan) einhält, können Sie die Postlaufzeiten realistisch betrachten. Sie sparen eigene Testsendungen oder die Buchung externer Qualitätskontrollsysteme. Bei verfrühter oder verspäteter Abholung/Einlieferung verzerren sich die Laufzeiten. Der tatsächliche Eingang bei der Deutschen Post wird durch systematische Paletten-Scans summarisch je Tag ausgewiesen, so dass eine Kontrolle möglich ist.

Laufzeiten und Verarbeitungsdaten können bei Bedarf von Ihnen eingesehen werden. Gerne stellt Ihnen Ihr Kundenberater diese Kennzahlen vor. Ist die Sendungsverfolgung (Track&Match) nicht explizit gebucht, lassen sich die Auswertungen nicht im Nachhinein erheben.

Bitte wenden Sie sich für die erstmalige Registrierung an Ihren Auftraggeber, der Sie zu TRACK&MATCH einlädt und für einzelne Aufträge berechtigen kann. Sie erhalten dann einen Einladungslink mit der Bitte zur Registrierung im Shop der Deutschen Post.

Sind Sie als „Einlieferer“ für Aufträge eingetragen, sind diese nach der erstmaligen Registrierung automatisch für Sie freigeschaltet. Voraussetzung dafür ist, dass Sie bei der Anmeldung im Shop der Deutschen Post Ihre Postkundennummer (EKP), mit der Sie als Einlieferer im Auftrag aufgeführt sind, angegeben haben.